Compliance

Verantwortungsvolle Unternehmensführung

Eine wesentliche Voraussetzung für unseren Geschäftserfolg ist die verantwortungsvolle Unternehmensführung. Wir orientieren uns an dem von der Regierungskommission vorgelegten Deutschen Corporate Governance Kodex in seiner jeweils aktuellen Fassung. Die Anforderungen des Kodex erfüllen wir umfangreich, Abweichungen begründen wir im jährlichen Geschäftsbericht. Verantwortungsvolle Unternehmensführung bedeutet auch, die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und freiwillig eingegangenen Verpflichtungen sicherzustellen. Die zentralen Leitlinien hierfür haben wir in unserem Verhaltenskodex festgelegt. Unsere globale Compliance-Organisation hilft uns dabei, diese Verpflichtungen im Geschäftsalltag zu erfüllen.

Compliance-Organisation

Unsere Compliance-Organisation wird durch den Chief Compliance Officer geleitet. Ihre Aufgabe ist die Sicherstellung eines angemessenen Compliance-Programms in den folgenden Bereichen: Korruptionsprävention, Kartellrecht, Datenschutz sowie Sanktions- und Exportkontrollrecht. Der Chief Compliance Officer wird unterstützt von unserem Head of Compliance und spezialisierten Compliance-Beratern in den Divisionen, Regionen und Geschäftsbereichen. Zu ihren Aufgaben gehören die Beratung von Mitarbeitern, Schulungen und die Bearbeitung von Compliance-Fällen. Der Vorstand und der Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats werden regelmäßig über die Tätigkeiten der Compliance-Organisation sowie über die erzielten Fortschritte informiert.

Vorbeugen

Unser Ziel ist es, Compliance-Vorfälle zu verhindern. Daher setzen wir bei unserem weltweiten Compliance-Programm auf drei Säulen der Präventionsarbeit: Kommunikation, Schulungen und persönliche Beratung.

Kommunikation

Bei Kommunikationsmaßnahmen zum Thema Compliance binden wir die Geschäftsführung mit ein und stellen sicher, dass unsere Mitarbeiter die entsprechenden Informationen erhalten. Dafür haben wir ein globales Intranetportal eingerichtet, über das wir unseren Mitarbeitern Informationen und Compliance-Richtlinien in zurzeit bis zu 29 Sprachen zur Verfügung stellen. Über unser Intranet, per E-Mail-Mitteilung sowie über Artikel in Mitarbeitermagazinen informieren wir Mitarbeiter regelmäßig über aktuelle Compliance-Themen. Im Jahr 2014 haben wir neue Compliance-Richtlinien für den Bereich Healthcare eingeführt.

Als Unterzeichner des „Call to Action: Anti-Corruption and the Global Development Agenda“ der Vereinten Nationen engagieren wir uns gemeinsam mit anderen Unternehmen für die Weiterentwicklung effizienter Maßnahmen gegen Korruption. Kooperationen zum Thema Compliance planen wir in den nächsten Jahren weiter auszubauen, zum Beispiel durch die Beteiligung an Initiativen der Zivilgesellschaft.

Schulungen

Unseren Mitarbeitern bieten wir zielgruppenorientierte Schulungen an. Einige Schulungen, wie beispielsweise zu Kartellrecht, richten sich an ausgewählte Mitarbeiter in betroffenen Bereichen des Unternehmens. Andere Angebote sprechen alle Mitarbeiter an. Hierzu gehören Schulungen zu den Inhalten unseres Verhaltenskodex. Neue Mitarbeiter lernen die Compliance-Vorschriften während ihres Einarbeitungsprozesses kennen. Zu unserem Schulungsangebot gehören E-Learning und Präsenzschulungen. Bis Ende 2014 haben wir über 49.000 E-Learning-Schulungen zum Verhaltenskodex durchgeführt. Für langjährige Mitarbeiter haben wir ein Wiederholungstraining eingeführt, an dem im Jahr 2014 mehr als 14.000 Mitarbeiter teilnahmen. Über 14.500 Mitarbeiter weltweit wurden von 2009 bis 2014 in Präsenzschulungen unterrichtet.

Beratung

Über unsere Compliance-Hotlines unterstützen unsere Compliance-Berater Mitarbeiter aller Funktionen und Hierarchieebenen. Im Jahr 2014 erhielten unsere Compliance-Berater mehr als 5.000 Anfragen für Beratung in juristischen Themen. Der Großteil der Anfragen bezog sich auf Korruptionsprävention (rund 30 Prozent) sowie Sanktions- und Exportkontrollrecht (rund 25 Prozent). Daneben erreichten uns Fragen zu den Themen Kartellrecht (rund 23 Prozent) sowie Datenschutz (rund 14 Prozent).

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Compliance

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2014

 

2013

 

2012

 

2011

Kontakte Integrity Line

 

734

 

393

 

309

 

430

Untersuchungen nach Hinweisen über die Integrity Line

 

127

 

88

 

77

 

54

davon zu Personalthemen (in %)

 

26,8

 

36,4

 

42,9

 

38,9

davon zu Hinweisen auf Vermögensdelikte (in %)

 

32,3

 

33,0

 

24,7

 

31,5

davon zu Hinweisen auf Diskriminierung (in %)

 

1,6

 

2,3

 

2,6

 

0,0

davon zu Hinweisen auf Interessenskonflikte (in %)

 

9,4

 

12,5

 

15,6

 

3,7

Fehlverhalten erkennen

Wir bestärken unsere Mitarbeiter, Verstöße gegen unseren Verhaltenskodex, andere Konzernrichtlinien oder gesetzliche Vorschriften zu melden und bieten ihnen Beratung dazu an. Unsere Mitarbeiter können sich dafür an ihre direkten Vorgesetzten oder Abteilungsleiter sowie an Vertreter aus den Abteilungen Interne Revision, Personal und Recht wenden. Ein wichtiger Bestandteil des Compliance-Programms ist darüber hinaus unser globales Hinweisgebersystem, die Linde Integrity Line. Hierüber können Mitarbeiter und externe Stakeholder, zum Beispiel Kunden und Lieferanten, Verdachtsfälle melden – wenn gewünscht auch anonym. Jede Meldung wird durch den Line Integrity Line Facilitator geprüft und gegebenenfalls an das interne Linde Integrity Committee weitergeleitet. Dieses Gremium besteht aus Mitgliedern der Abteilungen Interne Revision, Recht, Corporate Responsibility und Personal. Das Integrity Committee überprüft die Meldungen und legt das weitere Vorgehen fest. Unsere Integrity-Line-Richtlinie definiert den genauen Prozess hierfür und stellt sicher, dass Vertraulichkeit und Datenschutz gewahrt bleiben.

Im Jahr 2014 wurde die Integrity Line insgesamt 734 Mal kontaktiert. Jede dieser Meldungen wurde danach bewertet, ob es sich um eine allgemeine Anfrage handelte oder um einen Hinweis auf einen Missstand. Alle konkreten Anschuldigungen wurden untersucht. Sie bestanden vor allem aus Hinweisen zu Personalthemen (rund 27 Prozent) und zu Vermögensdelikten (rund 32 Prozent). Außerdem untersuchten wir Hinweise zu Interessenskonflikten (rund 9 Prozent) und zu Diskriminierung (rund 2 Prozent). Nach Hinweisen über die Integrity Line haben die Interne Revision, die Personalabteilung, die Rechtsabteilung sowie die Abteilung für Gesundheit, Sicherheit und Umweltschutz im Berichtsjahr 127 Untersuchungen durchgeführt (Vj. 88).

Konsequenzen ziehen

Im Rahmen unseres weltweiten Compliance-Programms haben wir Prozesse eingerichtet, um Fehlverhalten schnell zu entdecken und zu verfolgen. Verstoßen Mitarbeiter von Linde gegen Gesetze, Vorschriften oder freiwillige Verpflichtungen des Unternehmens, müssen sie mit Sanktionen rechnen. Maßnahmen bei Verstößen können von einer Abmahnung bis zu einer Kündigung reichen sowie strafrechtliche Verfolgung oder zivilrechtliche Ansprüche nach sich ziehen. Bei allen Untersuchungen von Vorfällen, die über die Integrity Line gemeldet werden und sich als begründet erweisen, ergreifen wir Konsequenzen. Dazu gehörten im Jahr 2014 Schulungen, Abmahnungen und Kündigungen. Erkenntnisse aus bearbeiteten Fällen nutzen wir, um unser Compliance-Programm weiterzuentwickeln.