Compliance

Verantwortungsvolle Unternehmensführung

Eine wesentliche Voraussetzung für unseren Geschäftserfolg ist die verantwortungsvolle Führung und Kontrolle unseres Unternehmens. Wir orientieren uns an dem von der Regierungskommission vorgelegten Deutschen Corporate Governance Kodex. Die Anforderungen des Kodex erfüllen wir umfangreich, Abweichungen begründen wir im jährlichen Geschäftsbericht.

Verantwortungsvolle Unternehmensführung bedeutet auch, die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und freiwillig eingegangenen Verpflichtungen sicherzustellen. Die zentralen Leitlinien hierfür haben wir in unserem Verhaltenskodex festgelegt. Dieser beschreibt unsere Grundsätze für alle Linde Mitarbeiter im Umgang mit Geschäftspartnern, Amtsträgern, Kollegen und der Gesellschaft. Der Kodex umfasst neben den Themen Korruption, Kartellrecht und Umgang mit Geschäftsgeheimnissen auch Themen wie Menschenrechte, Sicherheits-, Arbeits- und Sozialstandards. Unsere globale Compliance-Organisation hilft uns dabei, diese Verpflichtungen im Geschäftsalltag zu erfüllen.

Darüber hinaus sind wir Unterzeichner des „Call to Action: Anti-Corruption and the Global Development Agenda“ der Vereinten Nationen. In diesem Rahmen engagieren wir uns gemeinsam mit anderen Unternehmen für die Weiterentwicklung effizienter Maßnahmen gegen Korruption.

Compliance-Organisation

Unsere Compliance-Organisation wird durch den Chief Compliance Officer geleitet. In den Regionen, Divisionen und Geschäftsbereichen unterstützen Compliance Officers die Umsetzung. Ihre Aufgaben umfassen die Beratung von Mitarbeitern, Schulungen und die Bearbeitung von Compliance-Fällen. Der Vorstand und der Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats werden regelmäßig über die Tätigkeiten der Compliance-Organisation sowie über die erzielten Fortschritte informiert.

Verstößen
vorbeugen

  • Globaler Verhaltenskodex
  • Compliance-Richtlinien
  • Orientierung an internationalen Standards
  • E-Learning
  • Präsenzschulungen
  • Beratung durch Compliance-Beauftragte

Fehlverhalten erkennen

Konsequenzen
ziehen

  • Verfolgen von schlüssigen Hinweisen
  • Überwachung eingeleiteter Maßnahmen
  • Kooperation mit Behörden

Vorbeugen

Unser Ziel ist es, Compliance-Verstöße zu verhindern. Daher setzen wir bei unserem weltweiten Compliance-Programm insbesondere auf Information, Schulungen und persönliche Beratung.

Wir informieren unsere Mitarbeiter über verschiedene Kanäle. Die Basis bildet unser Intranet. Dort stehen weltweit Informationen zum Thema Compliance sowie dazugehörige Richtlinien in bis zu 29 Sprachen zur Verfügung. Bei Kommunikationsmaßnahmen zum Thema Compliance binden wir die Geschäftsführung ein.

Unseren Mitarbeitern bieten wir Schulungen an. Einige davon, wie beispielsweise zu den Richtlinien für den Umgang mit Geschenken, Bewirtungen und Einladungen zu Veranstaltungen, richten sich an ausgewählte Mitarbeiter in betroffenen Bereichen des Unternehmens.

Im Berichtsjahr wurde die im Vorjahr gestartete Einführung dieses neuen E-Learning-Programms in zwölf Sprachen abgeschlossen. Es wurde bis Ende 2016 von mehr als 35.000 Mitarbeitern weltweit erfolgreich durchgeführt. Andere Angebote sprechen alle Mitarbeiter an. Hierzu gehören Schulungen zu den Inhalten unseres Verhaltenskodex. Neue Mitarbeiter lernen die Compliance-Vorschriften während ihrer Einarbeitung kennen. Im Berichtsjahr wurde hierzu ein neues E-Learning-Programm in neun Sprachen für neue Mitarbeiter eingeführt, das bereits mehr als 3.000 Mal absolviert wurde. Außerdem werden in regelmäßigen Abständen Wiederholungstrainings durchgeführt. Zu unserem Schulungsangebot gehören Präsenzschulungen und E-Learning-Kurse. Mehr als 22.000 Mitarbeiter weltweit wurden von 2009 bis 2016 in Präsenzschulungen unterrichtet – mehr als 3.000 davon im Berichtsjahr. Insgesamt wurden im gleichen Zeitraum rund 160.000 E-Learning-Schulungen durchgeführt – davon knapp 44.000 im Berichtsjahr.

Über unsere Compliance-Hotlines unterstützen unsere Compliance Officer Mitarbeiter aller Funktionen und Hierarchieebenen. Im Jahr 2016 erhielten unsere Compliance-Berater mehr als 7.700 Anfragen für Beratung in juristischen Themen. Der Großteil der Anfragen bezog sich auf Korruptionsprävention (23 Prozent) und Kartellrecht (25 Prozent). Daneben erreichten uns Fragen zur Exportkontrolle (28 Prozent) sowie zum Datenschutz (15 Prozent).

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Compliance1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2016

 

2015

 

2014

 

2013

1

Analog zu den Erläuterungen im Finanzbericht 2016 schließen die Kennzahlen für die Jahre 2015 und 2016 das Geschäft des Logistikdienstleisters Gist aus, da es als nicht fortgeführte Aktivität berichtet wurde.

Kontakte Integrity Line

 

 

348

 

300

 

734

 

393

Untersuchungen nach Hinweisen über die Integrity Line

 

 

106

 

140

 

127

 

88

davon zu Personalthemen

%

 

30,1

 

25,7

 

26,8

 

36,4

davon zu Hinweisen auf Vermögensdelikte

%

 

30,7

 

26,4

 

32,3

 

33,0

davon zu Hinweisen auf Diskriminierung

%

 

1,3

 

2,8

 

1,6

 

2,3

davon zu Hinweisen auf Interessenkonflikte

%

 

15,0

 

13,6

 

9,4

 

12,5

Umgang mit Fehlverhalten

Im Rahmen unseres weltweiten Compliance-Programms haben wir Prozesse eingerichtet, um Fehlverhalten schnell zu entdecken und zu verfolgen. Wir bestärken unsere Mitarbeiter, bei Bedenken frühzeitig um Rat zu fragen und Verstöße gegen unseren Verhaltenskodex, andere Konzernrichtlinien oder gesetzliche Vorschriften zu melden. Dazu können sie sich an ihren direkten Vorgesetzten oder Abteilungsleiter sowie an Vertreter aus den Abteilungen Personal, Compliance und Recht sowie Interne Revision wenden. Ein wichtiger Bestandteil des Compliance-Programms ist darüber hinaus unser globales Hinweisgebersystem, die Linde Integrity Line. Hierüber können Mitarbeiter und externe Stakeholder, zum Beispiel Kunden und Lieferanten, Verdachtsfälle melden – wenn gewünscht auch anonym. Jeder Hinweis wird geprüft und beantwortet. Unsere Integrity-Line-Richtlinie definiert den genauen Prozess hierfür und stellt sicher, dass Vertraulichkeit und Datenschutz gewahrt bleiben.

Im Jahr 2016 gingen über die Integrity Line insgesamt 348 (Vj. 300) Hinweise ein. Darunter waren 106 Fälle (Vj. 140), bei denen ein Verdacht auf Fehlverhalten bestand. Die meisten davon bezogen sich auf Personalthemen (30 Prozent – Vj. 26 Prozent) und Vermögensdelikte (31 Prozent – Vj. 26 Prozent). Darüber hinaus untersuchten wir Hinweise auf Interessenkonflikte (15 Prozent – Vj. 14 Prozent) und Diskriminierung (1 Prozent – Vj. 3 Prozent). Diese Fälle wurden vor allem von der Internen Revision sowie von der Personalabteilung, Recht und Compliance sowie der Abteilung für Gesundheit, Sicherheit und Umweltschutz untersucht.

Mitarbeiter, die gegen Gesetze, Vorschriften oder freiwillige Verpflichtungen des Unternehmens verstoßen, müssen mit Sanktionen rechnen. Bei allen Untersuchungen von Vorfällen, die über die Integrity Line gemeldet werden und sich als begründet erweisen, ergreifen wir Konsequenzen. Im Jahr 2016 gehörten dazu Schulungen, Abmahnungen und Kündigungen. Erkenntnisse aus bearbeiteten Fällen nutzen wir, um unser Compliance-Programm weiterzuentwickeln.